Organisateurs de la retransmission live de TEDxBordeaux qui aura lieu le 3 novembre 2018 à la Halle des Douves, les Isiciens se sont prêtés au jeu de l’interview.
Les référentes des pôles événementiel, partenariat, community management et rédaction nous ont livré leurs ressentis face à l’organisation de cet événement et leurs excitation à l’approche du jour J.
Propos recueillis par Candice MENEGON et Astrid JUNIQUE, étudiante en Master 2 SP
Depuis la reprise des cours en septembre, vous êtes chargés, avec vos groupes respectifs, d’organiser la retransmission de la conférence TEDx Bordeaux, quelles sont les compétences que vous avez pu développer ?
Marie-Amélie, responsable pôle event : En tant que référente de pôle, l’organisation d’un événement comme celui-ci permet de se tester, de se confirmer sur le travail en mode projet, de travailler en collaboratif. Professionnellement et personnellement ça me rappelle mon ancien métier (ndlr : Marie-Amélie est en reprise d’études) et c’est avec un immense plaisir que je prends le rôle naturel de chef de projet. Je fais partager mon expérience.
Avec mon pôle nous sommes chargés d’organiser la logistique de l’évènement, nous avons donc développé des compétences en événementiel mais aussi appris à mettre en place une stratégie de communication média. Enfin, on développe également le côté relationnel notamment en organisation des réunions entre les responsables de pôles.
Camille, responsable social media : En tant que chef de projet j’ai apprécié le fait de souder une équipe, de la motiver mais aussi de planifier et coordonner les actions. Nous avons aussi beaucoup travaillé sur des compétences communicationnelles en inbound marketing notamment à cause de la difficulté à trouver le lieu qui nous a obligé à le tenir secret un long moment. C’est une stratégie de communication un peu unique à laquelle nous n’étions pas habitués mais cela a été très formateur.
Noémie, responsable du pôle partenariat : L’organisation de ce lieu-relais TEDx Bordeaux nous a permis de développer des compétences relationnelles puisque nous avons dû aller au contact des personnes pour négocier des partenariats. Nous sommes également les premiers porte-paroles de KeepCom (ndlr : association organisatrice de l’événement) et de l’ISIC. Cela permet également de passer en mode opérationnel, d’être proactif, réactif et adopter une démarche professionnelle. Cette organisation en mode projet est un réel plus que nous avons acquis pendant notre formation. Nous avons une très bonne organisation dans notre pôle et entretenons des liens étroits avec le pôle événementiel. Toutes les réunions, les compte-rendus peuvent paraître chronophages, pourtant c’est du bonheur à la fin !
Astrid, responsable du pôle rédactionnel et contenus : Je dirais que cet événement a été l’occasion de nous donner de la visibilité. Nous avons eu la chance de rédiger plusieurs articles publiés aussi bien sur le site de Tedx Bordeaux que sur le site de notre faculté. La création de contenus originaux tels que des vidéos, timelapses, programmes etc nous a permis de laisser exprimer notre créativité. A titre personnel cela m’a aussi beaucoup apporté. Cela a été un vrai challenge d’expérimenter le rôle de référent. J’ai pu développer des compétences de gestion de projet qui m’ont demandé une grande capacité d’organisation et d’écoute.
Avez-vous rencontré des difficultés et quelles sont vos appréhensions à l’approche du grand jour ?
Marie-Amélie : La principale difficulté à été de trouver un lieu qui soit libre le jours J au vu des délais impartis. Il y a donc eu beaucoup de travail de ce côté-là mais grâce à l’engouement et au travail de tout le groupe, on ressort de tout ça beaucoup de positif ! On a forcément des appréhensions techniques puisque la conférence sera en simultanée, nous ne sommes pas à l’abri d’un imprévu comme le fait qu’il n’y ait pas assez de débit internet. Par contre, je n’ai pas peur que le public ne soit pas au rendez-vous, je fais confiance à mes partenaires des autres pôles et je suis sûre que la communication sera efficace.
Camille : La principale difficulté que nous avons rencontrée avec mon groupe a été de trouver le positionnement pour communiquer. Est-ce qu’il fallait le faire pour TED ou pour l’ISIC ? On s’est rendu compte qu’il fallait communiquer comme, mais pas communiquer pour. Nous ne sommes pas TEDxBordeaux, mais l’ISIC et surtout KeepCom qui organisons la retransmission d’un événement TED. Cependant, nous portons le projet et partageons les mêmes valeurs.
Pour ma part, être chef de projet, c’est un défi personnel : cela m’oblige à sortir de ma zone de confort. Pour tous, cela permet de tester nos compétences en community management et de mettre en pratique ce que nous avons vu en théorie. C’est aussi un défi pour toute la classe, parce qu’en moins de 2 mois, nous avons dû tout organiser ! Et surtout, c’est une organisation humaine conséquente puisque nous avons dû apprendre à travailler à 20 et que tout le monde trouve sa place. Je n’ai pas d’appréhension à l’approche de l’événement, mais plutôt de l’excitation. On va enfin voir notre bébé prendre vie !
Noémie : Comme le groupe de Camille, nous avons eu des problèmes d’identification au début du projet. Il a également été important de bien savoir en tant que qui on se présentait et quels types de partenariats on recherchait : plutôt en nature, financiers, en visibilité… Nous étions tous tributaires du lieu de retransmission et donc c’était difficile de convaincre des partenaires de cette façon. Mais nous avons pu expérimenter la rédaction d’un dossier de partenariat !
La principale appréhension reste bien évidemment la borne wifi et la 4G qui conditionnent la réussite de ce projet. Au niveau humain, je n’ai pas peur car nous sommes tous très engagés et seront présents le jour J mais le côté technique est indépendant de notre volonté.
Astrid : La principale difficulté a sûrement été de trouver le ton rédactionnel à adopter. Il a fallu adapter notre technique d’écriture en fonction du support à destination duquel nous écrivions. Nous avons par exemple rédigé à destination du site de l’ISIC il a fallu donc faire la promotion de nos savoir-faire. Dans un second temps nous avons décidé de rédiger sur Tedx Bordeaux et d’écrire chacun sur une conférence qui nous avait inspiré personnellement. Pour ce qui est de la création de contenus originaux (vidéos etc) il n’y a pas eu de difficulté mais beaucoup de plaisir à s’investir! Sinon, pas d’appréhension particulière pour le jour J. Nous serons en plein tournage et nous avons hâte.
Les conférences TED rencontrent le succès, celle organisée à Bordeaux notamment, a rapidement été sold-out. Que représente un événement comme celui-ci pour vous ?
Marie-Amélie : C’est vraiment une marque forte TedX, pour nous c’est un partenariat d’image. Cela sera un plus sur notre CV et pour notre expérience personnelle et professionnelle.
Camille : Pour moi, un événement TED, c’est la possibilité de secouer la fourmilière. C’est essayer de faire autre chose, c’est aussi créer l’avenir. Innover et se tourner vers le futur comme le fait TED, c’est ce que nous devons faire en tant que futur professionnel.
Noémie : Ted c’est un regard nouveau par rapport à ce qu’on apprend d’habitude, c’est une ouverture d’esprit. Cela nous permet d’avoir une vision différente d’un événement.
Astrid : Cet événement est disruptif. Il est très différent des conférences que l’on a l’habitude de voir.. Je suis Ted depuis des années mais l’organiser et le voir en vrai est une opportunité rêvée. Et c’est une belle preuve que tout ne se passe pas sur Paris. Venez voir Tedx, à Bordeaux ça bouge !
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